Requisitos antes de empezar
Según el documento de la DGII Proceso de Certificación para ser Emisor Electrónico, necesitas:
- Estar inscrito en el RNC y tener clave de acceso a la Oficina Virtual (OFV).
- Tener autorización para emitir comprobantes fiscales (Alta NCF).
- Un certificado digital para procedimiento tributario de la persona que actuará como usuario administrador e-CF, vinculada al RNC de la empresa. Más detalles en la guía del certificado digital.
- Un software para emitir e-CF, propio o de un proveedor externo.
- Estar al día con tus obligaciones tributarias.
La solicitud en la Oficina Virtual
Con los requisitos listos, presentas el Formulario de Solicitud para ser Emisor Electrónico (FI-GDF-016) en la OFV. Si la DGII lo aprueba, te llega al buzón de la OFV el acceso al Portal de Certificación de Facturación Electrónica. Si falta algo, la rechaza y puedes volver a presentarla cuando lo corrijas.
Dentro del portal tienes un ambiente de pre-certificación (TesteCF) para probar tu sistema antes de empezar. Úsalo: allí la DGII tiene habilitadas secuencias de prueba para cada tipo, y un error no te cuesta nada. En el ambiente de certificación (CerteCF) un rechazo sí te hace repetir.
Paso 1: Registrado
En "Crear Postulación" llenas el formulario del software que vas a usar:
- Tipo de software: propio si lo desarrolló tu empresa, o externo si lo contratas con un proveedor. En el segundo caso completas también los datos del proveedor.
- Nombre y versión del software.
- URL de recepción: donde tu sistema recibirá los e-CF que te envíen tus suplidores.
- URL de aprobación comercial: donde recibirás las aprobaciones o rechazos comerciales de tus clientes.
- URL de autenticación: el servicio de semilla y token con el que otros emisores se identifican antes de enviarte comprobantes.
Luego pulsas "Generar archivo", firmas el XML que descarga con el certificado del representante y lo subes. La DGII ofrece de forma opcional su herramienta App Firma Digital para esa firma. Un detalle que vimos: hasta que la postulación no está presentada, CerteCF rechaza el certificado con el mensaje de que "no está delegado".
Paso 2: pruebas de datos e-CF
Descargas un Excel con el set de pruebas y tu sistema tiene que generar un XML por fila, con los mismos campos y en el mismo orden. Descárgalo una sola vez: cada descarga genera un set nuevo.
El set que recibimos traía 25 e-CF y 4 resúmenes de facturas de consumo menores de RD$250,000. El portal indica un orden de envío: primero los tipos 31, las facturas de consumo de RD$250,000 o más, 41 y 43 al 47; después las notas 33 y 34; al final los resúmenes de las facturas de consumo menores. Si un solo e-CF sale rechazado, la DGII te pide reiniciar el set. Terminado el envío, subes a mano en el portal las facturas de consumo completas que corresponden a esos resúmenes.
La causa de rechazo más común es de forma: la DGII no acepta etiquetas vacías en el XML. Si un campo no tiene valor, la etiqueta no se escribe.
Paso 3: pruebas de aprobaciones comerciales
Un segundo Excel trae las aprobaciones comerciales que tu sistema debe generar y enviar; el nuestro tenía 11. En este paso el emisor es un RNC de prueba de la DGII y tú haces de comprador. Estas aprobaciones no se pueden ensayar en pre-certificación, porque allí no existen las facturas a las que se refieren.
Paso 4: simulación
Aquí emites comprobantes con datos de tu operación real: tus clientes y tus productos. El portal nos pidió 25 documentos: 4 del tipo 31, 2 facturas de consumo de RD$250,000 o más, 1 nota de débito, 2 notas de crédito, 2 de cada tipo 41, 43, 44, 45, 46 y 47, y 4 facturas de consumo menores de RD$250,000. El orden es el mismo del paso 2. Un rechazo reinicia el paso y los e-NCF usados no se pueden repetir, así que empieza la numeración por encima de los números que trajo el set.
Pasos 5 y 6: representación impresa
Subes el PDF de cada tipo de e-CF, de hasta 10 MB cada uno. Son once campos: los diez tipos y la factura de consumo menor de RD$250,000. El formato está en el Informe Técnico de e-CF de la DGII. Antes de subirlos, escanea los QR: deben abrir la página de consulta de la DGII con el comprobante en estado Aceptado.
En el paso 6 un analista de la DGII revisa los PDF a mano. Puede tardar días. Si rechaza alguno, lo corriges y lo vuelves a subir.
Pasos 7 a 11: pruebas de comunicación
En el paso 7 confirmas las URL de prueba. En el 8 indicas que estás listo para recibir y la DGII empieza a enviarte e-CF. Nosotros recibimos 4 del tipo 31, uno cada cinco segundos, y cada uno debe responderse en el momento con un acuse de recibo firmado. El paso 9 se completó solo en un minuto.
En el paso 10 pulsas "Enviar prueba de Aprobaciones Comerciales" y en el 11 llegan. Recibimos 11 en cinco segundos, todas referidas a comprobantes que nunca emitimos, y tu servicio tiene que contestarlas igual. La DGII envía segundos después de que pulsas el botón, así que tu servicio debe estar en línea antes.
Pasos 12 a 15: producción
En el paso 12 indicas las URL de producción. En el 13 generas la declaración jurada, la firmas y la subes; aquí la DGII verifica que el representante esté vinculado al RNC y su estatus en la OFV. Los pasos 14 y 15 los completa la DGII. En nuestro caso pasaron solos en minutos y los pasos 7 al 15 tomaron cerca de media hora en una sola sesión.
Al terminar, solicitas en la OFV tus rangos de secuencias e-NCF de producción.
Lo que te hace repetir un paso
- Descargar de nuevo el Excel del set de pruebas, que lo regenera.
- Un solo rechazo en el set de datos o en la simulación.
- Reutilizar en la simulación un e-NCF que ya enviaste.
- Enviar etiquetas vacías o fuera del orden del esquema XSD.
- Pulsar los botones de las pruebas de comunicación con tu servicio de recepción apagado.
¿Y si usas un proveedor de servicios autorizado?
La DGII tiene un proceso aparte para quien se certifica con un Proveedor de Servicios de Facturación Electrónica ya certificado. En ese caso la postulación se hace con software externo y el flujo publicado se reduce a la simulación, las URL de producción, la declaración jurada y la verificación de estatus. Confirma tu caso con la DGII en [email protected].
En facturapi la consola te muestra solo el paso que sigue, prepara los sets de prueba, los ensaya en pre-certificación antes de mandarlos a la DGII y te dice qué subir al portal. Si llevas varias empresas, mira cómo funciona para contadores; si vendes software, para plataformas. Las fechas límite están en la guía de facturación electrónica obligatoria.